Alles begint met de inschrijving van uw leden. Ruiters schrijven zich online in voor het jaar — formule, lessen, paard, toestemmingen, bewijsstukken — en een ouder schrijft al zijn of haar kinderen in één keer in. Papieren formulieren voert u zelf in, op één pagina.

U stelt het lesrooster van het seizoen vast: dag, tijd, niveau, aantal plaatsen en wachtlijst. Elke ruiter kiest zijn lesmomenten uit dat rooster.

U bepaalt uw formules en tarieven: alleen lessen, een derde verzorging, halve verzorging of volledig pension, met contributie, licentie, opties en uw kortingen. Een paard wordt nooit verder gedeeld dan één geheel: de applicatie houdt de telling bij.

Er wordt niets geïnd zonder uw akkoord. Bij elke aanvraag accepteert u, stelt u een ander moment voor, weigert u of zet u de ruiter op de wachtlijst.

Het jaar vordert, de wensen veranderen: een ruiter vraagt over te stappen op halve verzorging, van paard te wisselen of een extra pension te nemen. U keurt goed, en de facturatie volgt vanaf de eerste nog niet gefactureerde maand. Voor het volgende seizoen nodigt u uw leden uit om te verlengen en ziet u in één oogopslag wie terugkomt.

Over de betaling beslist u. Online, met kaart of IBAN: Stripe incasseert automatisch, in één keer, per kwartaal of per maand, zonder commissie van VelvetHoof. Of u int zelf — cheque, contant, incasso door de club: de applicatie stelt het betaalschema op, en u volgt het hier of exporteert het voor uw boekhouding.

Het paardenoverzicht brengt de bij u gestalde paarden samen: hun fiche, de ruiters die ze rijden en de diensten die voor elk paard zijn aangevraagd.

De agenda van het paard leeft in Foulée.ai, de app van de ruiter. Daar zet hij zijn donderdagles één keer vast, noteert hij zijn sessies en houdt hij het verzorgingsboekje van zijn paard bij — vaccinaties, ontworming, hoefsmid, tandarts — met de bijbehorende herinneringen.

U hoeft dus niets meer in te stellen: geen soorten afspraken, geen verzorging, geen terugkerende sessies. Wat de club organiseert en factureert blijft bij u; wat de ruiter met zijn paard beleeft blijft bij hem.

Bij een bijrijder gebeurt de afstemming in Foulée.ai: ieder ziet wat de ander gepland heeft en wat hij gereden heeft, zodat dezelfde oefening niet twee keer wordt gedaan.

Vanaf de fiche van een paard leiden twee links naar zijn gezondheidsboekje en zijn lessen in Foulée.ai. De app is gratis om mee te beginnen, en het abonnement van de ruiter, als hij er een neemt, loopt nooit via de club.