Allt börjar med anmälan av era medlemmar. Ryttarna anmäler sig online för året — paket, lektioner, häst, samtycken, intyg — och en förälder anmäler alla sina barn på en gång. Pappersblanketter matar ni in själva, på en enda sida.

Ni lägger upp säsongens lektionsschema: dag, tid, nivå, antal platser och kölista. Varje ryttare väljer sina pass i schemat.

Ni bestämmer era paket och priser: bara lektioner, tredjedels medryttarskap, halvt medryttarskap eller helinackordering, med medlemsavgift, licens, tillval och era rabatter. En häst delas aldrig utöver en hel: systemet håller räkningen.

Inget debiteras utan ert godkännande. För varje ansökan kan ni godkänna, föreslå ett annat pass, avslå eller sätta ryttaren i kö.

Året går och behoven ändras: en ryttare vill gå över till halvt medryttarskap, byta häst eller ta ytterligare en inackordering. Ni godkänner, och faktureringen följer från den första månaden som ännu inte fakturerats. Inför nästa säsong bjuder ni in medlemmarna att förnya och ser direkt vem som kommer tillbaka.

Betalningen bestämmer ni. Online, med kort eller IBAN: Stripe drar automatiskt, på en gång, kvartalsvis eller månadsvis, utan provision till VelvetHoof. Eller så tar ni betalt själva — check, kontant, autogiro via klubben: systemet gör betalplanen, och ni följer den här eller exporterar den till bokföringen.

Hästlistan samlar hästarna som står hos er: deras kort, ryttarna som rider dem och de tjänster som beställts för var och en.

Hästens kalender lever däremot i Foulée.ai, ryttarens app. Det är där han lägger in sin torsdagslektion en gång för alla, skriver ner sina pass och för sin hästs hälsobok — vaccinationer, avmaskning, hovslagare, tandläkare — med de påminnelser som hör till.

Ni har alltså ingenting att ställa in: varken händelsetyper, vård eller återkommande pass. Det klubben ordnar och fakturerar stannar hos er; det ryttaren upplever med sin häst stannar hos honom.

Vid en delad häst sker samordningen i Foulée.ai: var och en ser vad den andra planerat och vad hen ridit, så att samma övning inte görs två gånger.

Från en hästs kort leder två länkar till dess hälsobok och dess lektioner i Foulée.ai. Appen är gratis att börja med, och ryttarens prenumeration, om hen tecknar en, går aldrig via klubben.