Det hele begynder med tilmeldingen af jeres medlemmer. Rytterne tilmelder sig online for året — pakke, undervisning, hest, samtykker, dokumentation — og en forælder tilmelder alle sine børn på én gang. Papirskemaer taster I selv ind, på én side.

I fastlægger sæsonens undervisningsskema: dag, tidspunkt, niveau, antal pladser og venteliste. Hver rytter vælger sine hold i dette skema.

I fastsætter jeres pakker og priser: kun undervisning, tredjedelspart, halvpart eller fuld opstaldning, med kontingent, licens, tilvalg og jeres rabatter. En hest deles aldrig ud over én hel: systemet holder regnskab.

Intet opkræves uden jeres godkendelse. For hver anmodning kan I acceptere, foreslå et andet hold, afvise eller sætte rytteren på venteliste.

Året går, og behovene ændrer sig: en rytter beder om at gå over til halvpart, skifte hest eller tage en ekstra opstaldning. I godkender, og faktureringen følger fra den første måned, der endnu ikke er faktureret. Til næste sæson inviterer I medlemmerne til at forny og ser med ét blik, hvem der kommer igen.

Betalingen bestemmer I. Online, med kort eller IBAN: Stripe trækker automatisk, på én gang, kvartalsvis eller månedligt, uden VelvetHoof-kommission. Eller I opkræver selv — check, kontant, betalingsservice styret af klubben: systemet laver betalingsplanen, og I følger den her eller eksporterer den til regnskabet.

Hesteoversigten samler de heste, der står hos jer: deres stamkort, de ryttere der rider dem, og de ydelser der er bestilt til hver enkelt.

Hestens kalender bor derimod i Foulée.ai, rytterens app. Det er dér, han skriver sin torsdagsundervisning ind én gang for alle, noterer sine pas og fører sin hests sundhedsbog — vaccinationer, ormekure, beslag, tandlæge — med de påmindelser, der følger med.

I skal altså ikke opsætte noget: hverken begivenhedstyper, behandlinger eller faste pas. Det klubben organiserer og fakturerer bliver hos jer; det rytteren oplever med sin hest bliver hos ham.

Ved en delerytter sker koordineringen i Foulée.ai: hver især ser, hvad den anden har planlagt, og hvad han har redet — den samme øvelse rides ikke to gange.

Fra en hests stamkort fører to links til dens sundhedsbog og dens undervisning i Foulée.ai. Appen er gratis at komme i gang med, og rytterens abonnement går, hvis han tegner et, aldrig gennem klubben.